2022. 02. 02., szerda, 21:27
Egy cég vagy kisvállalkozás vezetése nem könnyű dolog, hiszen rengeteg különféle feladatra kell koncentrálni.
Az adminisztráció és a pénzügy csak egyike a számos kihívásnak, amelyek elénk gördülhetnek, azonban ezek kritikus részét adják a vállalkozásnak a fontosságot illetően. A lejárt számlák sok kellemetlenséget okozhatnak a fizetési késedelmi kamattól kezdve egészen a partner cégekkel való kapcsolat megromlásáig.
Mik azok a lejárt számlák?
Bármilyen kis- vagy nagyvállalkozás esetén számos különféle szolgáltatást vehetünk igénybe, vagy épp a munkavégzéshez szükséges eszközöket vásárolhatunk. Ezen számlák partneri viszony esetében szerződéses alapon, bizonyos határidőn belül és előzetesen egyeztetett módon kerülnek kifizetésre. Ha a számlák kiállítás után beérkeznek a pénzügyi osztályra, és azok határidejéig nem kerülnek teljesítésre, ebben az esetben beszélhetünk lejárt számlák fennállásáról.
Jellemzően néhány nap türelmi időt adnak a cégek az összeg kiegyenlítésére, azonban ha megismétlődik a késedelem akár több alkalommal is, az számos következményt vonhat maga után. Ezek elkerülése végett igénybe vehetjük az Intrum fizetési emlékeztető és egyéb szolgáltatásait is.
Miért okoznak gondot ezek a számlák?
A határidőből kifutó egyenleg rendezés partneri szerződés esetén jogi következményekkel vagy éppen magának a megállapodásnak a felbontásával is járhat. Ilyen esetben elveszíthetünk egy régóta ismert és megbízható partnert, amellyel csökkenhet vállalkozásunk jó híre.
A késedelmi kamat a másik rendkívül nagy kellemetlenség, amelyet egy vagy több lejárt számla vonhat maga után. A kamat mértéke több feltételtől is függhet, azonban minden esetben veszteség a cég számára, hiszen az eredeti összegnél magasabb árat szükséges megfizetni.
Legvégső esetben, ha a lejárt számla összegének rendezésére nem mutatunk fizetési hajlandóságot, végrehajtást és peres eljárást is indíthatnak a cégünkkel szemben. Ilyenkor az ügyvezető saját tulajdonával felel az esetlegesen okozott károkért. Emiatt tehát nagyon fontos alaposan odafigyelni a számlák határidejének betartására, szükség esetén pedig egyeztetni a partnervállalattal vagy ügyféllel, ha a fizetési feltételek nem megfelelőek.
3 költségtervezési tipp, hogy soha ne legyenek lejárt céges számláid
A számlázás az elmúlt években rendkívül sokat változott, és sokkal rugalmasabb és egyszerűbb lett az ezzel kapcsolatos adminisztráció is. A számlákat immár nem szükséges papír alapon is eljuttatni a partnercéghez, hanem online számlázó rendszer segítségével egyszerűen megtehetjük azt. Ezen rendszerek abban is segítenek, hogy a NAV számára azonnal láthatóvá válnak, így könnyen nyomon követhetőek lesznek a bevételek és a kiadások.
- Mivel szinte minden elektronikus alapon működik, így könnyebb is elveszni az e-mailek rengetegében. Ezért friss vállalkozás esetében érdemes készíteni egy külön e-mail fiókot, amely csakis a pénzügyi részleghez tartozik. A partnerek erre a címre küldhetik az aktuális számlákat, amelyeket a kollégák megfelelően monitoroznak a beérkezések után. Így elkerülhető, hogy az általános e-mail fiókba kerüljenek a fontos számlák, amelyen esetleg az ügyfelek is felteszik kérdéseiket.
- Még a leggondosabb pénzügyes kollégák esetében is előfordulhat mulasztás, például szabadság vagy betegség következtében. Éppen ezért az információáramlás megfelelő minősége érdekében tanácsos fizetési emlékeztető szolgáltatást is igénybe venni egy külső cégtől. Így a beérkező számlák fizetési határideje előtt kapunk értesítést. Emellett saját, kint lévő számláink után is járhatnak, ha azok nem kerültek kifizetésre a határidő lejárta előtt. Így megspórolhatjuk a partnerekkel való felesleges emlékeztető köröket.
- Partneri megállapodás előtt kérjünk jogi segítséget, és egyeztessünk a pénzügyi osztállyal a feltételekről. Könnyen lehet ugyanis, hogy egy cég csupán 8 napos fizetési határidőt szeretne kiharcolni, de a vállalkozás 30 napnál hamarabb nem tudja ezt elkönyvelni. Ilyen esetben előfordulhat sorozatos késés, ezért érdemes már az elején megegyezésre jutni, és ezt írásba foglalni.
Mit tehetsz, ha túl sok lejárt számla halmozódott fel?
Ha hiba csúszott a számításba, és valami okból kifolyólag halmokban állnak a kifizetetlen számlák, fontos azonnal cselekedni. Érdemes ugyan megkeresni az ezért felelős személyt, vagy felgöngyölni az ide vezető problémát, de elsősorban azonnal rendezni kell a kiegyenlítetlen összegeket.
Ha nehezebb szituáció áll fenn, mindenképpen célszerű külső szakértők segítséget is kérni egy vállalkozási pénzügyekkel és követeléskezeléssel foglalkozó cégtől. Ők ugyanis az adós és a kezes oldaláról is rendelkeznek hasznos információkkal, amelyek segíthetik a könnyebb együttműködést. Segítségükkel beállítható egy olyan jól működő, pénzügyi emlékeztető rendszer, amellyel többé nem fordulhat elő kifizetetlen és lejárt számla.
Egy jól működő vállalkozást könnyen sutba vághat egy negatív spirál, ezért érdemes a jó hírnevet megőrizve alaposan odafigyelni a számlák megfizetésére és a jó partneri viszony fenntartására.
