2023. 01. 13., péntek, 19:29
A rendezvényszervezők világa igazán irigylésre méltó, hiszen sikeres emberek közelében lehetnek, kreativitásukat kamatoztathatják nap mint nap, emellett pedig szakmai kapcsolataikat is tudják bővíteni. Ám, hogy mennyire sokrétű a feladata egy rendezvényszervezőnek, arra kevesen gondolnak. Lássuk, milyen teendőik lehetnek egy esemény megszervezése kapcsán!
A sikeres rendezvényszervezők tulajdonságai
A sikeres rendezvényszervezők mindegyikének olyan különleges képességekkel kell rendelkeznie, amelyekhez valójában adottság kell: rugalmasság, türelem, kreativitás, szépérzék.
Ám van olyan része is a szakmának, amely tanulható, ehhez pedig kiválóan alkalmas a MOE Rendezvényakadémia által indított online rendezvényszervező tanfolyam, melyen gyakorlott oktatók tanítanak. A képzés során minden fontos témát érintenek, a 11 modul elvégzése után pedig tanúsítványt lehet szerezni. Ráadásul itt ritkaságnak számító esettanulmányokkal, tudáskönyvtárral és egyéb bónuszokkal segítik a jövő szakembereit.
Mivel a rendezvényszervezők feladata igen sokrétű - ismerniük kell többek közt a jogi és adóügyi vonatkozásokat is -, nincs is jobb lehetőség, mint profi, hazai szakértőktől megtanulni, hogy mikor, mire kell figyelni, milyen konkrét lépéseket kell megtenni a rendezvények sikeres lebonyolításához.
Nézzük is meg ezeket!
A szervezés lépései
-
Árajánlat és ami előtte van: Mielőtt árajánlatot készítenénk a megrendelőnek, fel kell térképezni, mire is van valójában szükség. Hol lesz a rendezvény, ki a célcsoport, mi az esemény apropója, kellenek-e fellépők, állófogadásra vagy ültetéses étkeztetésre van-e igény? Mekkora a büdzsé?
Ez csupán néhány kérdés, amire a választ meg kell kapni a megrendelőtől, hogy egy kezdetleges költséggel kalkulálni lehessen. Az árajánlat elkészítése sem egyszerű feladat, de ehhez is adnak segítséget a MOE Rendezvényakadémia tanárai.
-
Előkészületek: Most jön a munka nagy része! El kell menni személyesen a helyszínre, megnézni, milyen körülmények között zajlik majd a rendezvény. Ki kell találni, mi legyen a műsor. Fejben már a dekorációt is össze kell állítani, majd a szükséges dolgokat beszerezni.
-
Tárgyalások: Ezt követően kezdődhet a tárgyalás a fellépőkkel, hangtechnikusokkal, catering szolgáltatókkal, hoszteszekkel, és közben persze folyamatosan tájékoztatni kell az ügyfelet a fejleményekről.
-
A nagy nap “túlélése”: A rendezvény napján van a legtöbb tennivaló, a szervező feladata koordinálni a csapatot, figyelni a biztonsági előírásokra, és mindenki problémáját türelmesen megoldani.
-
Utómunkálatok: A rendezvényt követően is vannak teendők, például köszönőleveleket írni, véleményeket bekérni a résztvevőktől, az ügyfél számára számlát kiállítani. Ezeket az adminisztrációs dolgokat is precízen kell megoldania egy sikeres rendezvényszervezőnek.
Ezt látva bátran állíthatjuk, hogy a rendezvényszervezők polihisztorok, mivel több mindenhez kell érteniük egyszerre professzionális szinten.
