2024. 03. 21., csütörtök, 20:50
Sokan nem szeretik a papírmunkát, pedig egy átgondolt és következetes iratrendezés segítségével hamar felül lehet kerekedni a káoszon. Legyen szó akár otthoni, akár céges irodai anyagokról, egy kis odafigyeléssel, előrelátással és a megfelelő segédeszközök alkalmazásával hamar rendbe lehet tenni a család vagy a cég papírügyeit.
A megfelelő iratrendezővel úrrá leszünk a káoszon
A megfelelő iratrendező megoldások alkalmazásával tökéletesen harmonikus kialakítású lehet az irodánk papírforgalma. Egy vállalkozás életében ez kifejezetten fontos!
Naponta keletkeznek ugyanis különböző dokumentumok, például számlák, kinyomtatott kimutatások, előrejelzések, szerződések stb. Ezek igen komoly kihívás elé állítják az irodát, ha nincs meg a megfelelő rendszer és folyamat ezek kezelésére.
A megfelelő eszközök alkalmazásával könnyen megtalálhatjuk mindennek a helyét. Segíteni fog nekünk ebben számos különböző kialakítású iratrendező mappa, gyorsfűző, irattálca, jelölőcímke, mappa, tasak, dosszié, és még rengeteg nagyon hasznos további eszköz. Ezek alkalmazásával a rendezettség és az átláthatóság garantált az irodában.
Otthon is tegyük rendbe a papírügyeinket!
Olykor az otthonunkban is el tud szabadulni a pokol. Vannak számlák, iskolai dokumentumok és orvosi papírok is, de emellett is lehetnek további olyan iratok, melyek megőrzése mellett döntünk. Ezeket márpedig rendszerezni kell azért, hogy meglegyen mindennek a helye, és rend lehessen végre az otthoni irataink tekintetében is. Ráadásul ha később bármire szükségünk lesz, akkor a megfelelő archiválásnak köszönhetően pillanatok alatt megtalálhatjuk, amit keresünk.
Mindennek legyen meg a helye!
A hatékony munkavégzés alapja, hogy mindenhez gyorsan hozzáférünk. Márpedig ha valamire szükségünk van, de azt sem tudjuk hol keressük, akkor az minden lesz, csak épp hatékony nem! Ezért fognak kelleni olyan kiváló rendszerező megoldások, mint a genothermek, iratpapucsok és iratrendezők, melyek a későbbi archiválás alapjait is megadják majd.
Útközben is legyenek rendezettek a papírjaink!
Nemcsak az irodában, hanem onnan kilépve is strukturáltan kell kezeljük a papírjainkat. Ráadásul biztonságban is kell tudnunk őket, ha elindulunk velük valahova. Erre nem lesz alkalmas az első iratrendező, amit a polcon találunk, viszont tökéletes megoldás egy praktikus mappa vagy dosszié használata, mely megfelelő védelemmel látja el dokumentumainkat.
A jól strukturált archiválással időt spórolunk
Ne csak a rendezett irodai környezetre gondoljunk, ahol minden papírnak megvan a maga helye, hanem az archiválásra is. Ha megvannak a megfelelő iratkezelési folyamataink, strukturáltan kezeljük az iratokat, akkor ez tökéletes alapot jelent az archiváláshoz. Azért fontos ez, mert így könnyen visszakereshető lesz minden, bármire is lesz szükségünk az archívumból.
Használjuk a különböző iratrendezési segédeszközöket, melyek segítenek nekünk a papíralapú dokumentumaink strukturált és egyben hatékony kezelésében.
